Inleiding

GKV Enomics hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en waarvoor toestemming voor gegeven moet worden.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. GKV Enomics houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt (zie hiervoor “Verwerkingsregister”);
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot alleen die gegevens welke minimaal
    nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar)verwerken,
    indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is (zie hiervoor “Beveiliging”);
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt (zie hiervoor “Derde partijen”);
  • Geen persoonsgegevens doorgegeven aan of opgeslagen worden in landen buiten de Europese Unie en/of internationale organisaties;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

 

Verwerkingsregister persoonsgegevens leden

Als GKV Enomics zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens (dit is inclusief foto’s en video’s, waarop personen herkenbaar zijn). Voor de verwerking van persoonsgegevens maken wij gebruik van een verwerkingsregister. Het register is een schematisch overzicht met essentiële informatie over de verwerking van de persoonsgegevens binnen de vereniging.

In dit register staat o.a. duidelijk en helder beschreven:

  • De doeleinden waarvoor de persoonsgegevens verwerkt of gebruikt worden;
  • Om welke persoonsgegevens het gaat;
  • Op welke categorie personen de gegevens betrekking hebben;
  • Hoe lang de persoonsgegevens bewaard worden;

Verwerkingsregister persoonsgegevens voor leden:

DoelBeheerBetrokkenenPersoonsgegevensBewaartermijnBetrokken systemen
Inschrijving nieuw lidLedenadministratieNieuwe ledenNAW
Geboortedatum
E-mailadres
Telefoonnummer
IBAN
Lidnummer
Looptijd lidmaatschap

7 jaar voor zover fiscaal verplicht

Website aanmeldingsformulier

Online ledenadministratie

Online boekhouding

Inschrijving Sportlink

(zie verstrekking persoonsgegevens aan derden)

Ledenadministratie

Wedstrijdsecretariaten

KNKV

LedenNAW
Geboortedatum
E-mailadres
Telefoonnummer
IBAN
Lidnummer
Looptijd lidmaatschapWebsite KNKV

Online ledenadministratie

Informatievoorziening Nieuwsbrieven (= Konvo & incidentele nieuwsbrieven)Beheerders verspreiding Nieuwsbrieven

 

LedenNaam
E-mailadres
Gedurende aanmelding of looptijd lidmaatschapOnline ledenbestand
Informatievoorziening

Clubblad Boemel & bezorging

BoemelredactieLedenNAWLooptijd lidmaatschapWebsite

Online ledenbestand

Nevenactiviteiten en ondersteuning  evenementenLedenadministratieLedenNaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Looptijd lidmaatschapOnline ledenbestand waar diverse commissies (PR, Schoolkorfbal, Bardienst, Apwelco) gebruik van maken.
Maken & plaatsen van foto’s of films t.b.v. promoten van de sport en club (o.a. toernooien, evenementen of feesten) en/of analyseren wedstrijden;Social Media commissieLeden
Toeschouwers
Tegenstanders
Foto en/of video zonder persoonsgegevensWebsite, Facebook, Krant, Clubblad Boemel, Telefonie (o.a. Twitter)

Huisreglement +

informatiebord op het terrein.

Whatsappgroep teamleden en oudersTrainersSpelers
Ouders of verzorgers
Naam
Telefoonnummer
Gedurende een verenigingsjaarTelefonie
Sporttalent volgenTechnische Commissie
Trainers
Jeugdleden < 18 jaarNaam
Telefoonnummer
Gedurende een verengingsjaarOnline ledenbestand

Verstrekking persoonsgegevens aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij: Sportlink. Sportlink is ontwikkeld voor en door de sport met als enige doel bestuurders en vrijwilligers te helpen met de organisatie van de korfbalvereniging (programma’s, ledenadministratie, zaal- en veldcompetitie, sponsoren, vrijwilligerswerk). Alles wat bij het besturen van een korfbalvereniging komt kijken, wordt ondersteund met de software van Sportlink. Sportlink Services werkt samen met de KNKV om de korfbalverenigingen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn.

Met deze derde partij hebben wij via de KNKV een verwerkersovereenkomst afgesloten. Wij hebben met hen afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Binnen GKV zijn verschillende functionarissen aangesteld en geautoriseerd om de werkzaamheden binnen de functie in Sportlink uit te voeren ((ledenadministratie, penningmeester, wedstrijdsecretariaat en vrijwilligerscommissie).

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens te verstrekken.

Wij verstrekken geen (elektronische) adresgegevens aan sponsoren.

 

Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door GKV Enomics verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

  • Administratief doeleinde;
  • Communicatie over de opdracht;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan GKV Enomics de volgende persoonsgegevens van de klant of leverancier vragen:

  1. Voornaam;
  2. Tussenvoegsel;
  3. Achternaam;
  4. (Zakelijk) Telefoonnummer;
  5. (Zakelijk) E-mailadres;

Uw persoonsgegevens worden door GKV Enomics opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde doelstellingen gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Alle gegevens op de site worden veilig verwerkt. We werken met een zogenaamde https-verbinding waardoor alle data versleuteld worden. Tevens slaan we de verstuurde gegevens niet op. Achter de schermen verzamelen we geen persoonsgegevens, alleen het gedrag van bezoekers. Verder hebben we de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens GKV Enomics van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. De volgende functionarissen en commissies hebben hiervoor persoonlijk een geheimhoudingsverklaring ondertekend:
    1. Bestuursleden
    2. Wedstrijdsecretariaten
    3. Technische commissie
    4. Websitecommissie
    5. Beheerders informatievoorziening (Nieuwsbrieven en redactie clubblad De Boemel).
    6. Ledenwervingscommissie
    7. Kantinecommissie
    8. Apwelco
    9. Schoolkorfbalcommissie
    10. Vertrouwenscontactpersonen
  • Indien de persoonsgegevens voor het uitvoeren van verenigingstaken door de gebruiker op privéapparatuur worden geplaatst:
    1. Moet de gebruiker antivirussoftware installeren en deze regelmatig updaten.
    2. Moet de gebruiker deugdelijke toegangscodes instellen.
    3. Worden de gegevens opgeslagen in de cloud.
    4. Zorgt de gebruiker dat te allen tijde een deugdelijke back-up beschikbaar blijft van de gegevens die op de privéapparatuur worden verwerkt.
    5. Bij beëindiging van zijn of haar verenigingstaken zal het bestuur ervoor zorgen dat deze persoon niet langer toegang heeft tot de gegevens.
  • Bij een datalek met nadelige gevolgen (verliezen USB-stick, gehackte privécomputer) moet de secretaris van het bestuur worden ingelicht. De secretaris informeert binnen 24 uur de overige bestuursleden en het bestuur gaat na welke informatie gelekt is en of dit nadelige gevolgen heeft voor de leden.
  • Heeft het datalek waarschijnlijk nadelige gevolgen voor de betrokken personen dan moet het lek tijdig (= binnen 72 uur) worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Heeft het lek bovendien een hoog risico op nadelige gevolgen voor de personen wiens gegevens het betreft, dan moet het incident ook aan deze personen worden gemeld.

 

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Leden hebben het recht om een beeltenis (foto of video, waar iemand duidelijk herkenbaar op staat) te laten verwijderen. Hiervoor kan contact opgenomen worden met [email protected]

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Voor de Nieuwsbrieven (Konvokatio en incidentele Nieuwsbrieven) bestaat de mogelijkheid om u hiervoor af te melden. Let op: u kan op geen enkele andere manier geïnformeerd worden over wedstrijden en clubgebonden activiteiten.

Bij het beëindigen van het lidmaatschap wordt toestemming gevraagd om uw persoonsgegevens te mogen bewaren voor bepaalde activiteiten (te denken valt aan een reünie).

 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacy Verklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact op met ons!

 

Contactgegevens

GKV Enomics
Kleine Schelluinsekade 5a
4204 TZ Gorinchem
Email: [email protected]

X