VRIJWILLIGERSBELEID

GKV zijn wij allemaal!

  1. Inleiding

GKV is een korfbalvereniging met zo’n 350 leden. Met zo’n 25 teams wordt deel genomen aan de competitie. Er wordt gekorfbald op bijna elk niveau zodat er voor iedereen een passend team is. GKV is een bloeiende vereniging met veel jeugd, waarvoor niet alleen het korfballen belangrijk is maar ook de nevenactiviteiten. Het motto van GKV is dan ook: plezier, prestatie en passie.

Elke week zijn er veel vrijwilligers actief voor de vereniging. De actieve vrijwilligers zijn regelmatig op zoek naar mensen die een taak kunnen uitvoeren of een functie kunnen vervullen. Er wordt gericht gezocht naar nieuwe vrijwilligers en als deze zijn gevonden worden de inspanningen meestal gestopt. Het nadeel van deze aanpak is dat pas naar nieuwe vrijwilligers worden gezocht als er vacatures ontstaan. Dit geeft extra druk op de reeds actieve vrijwilligers. Bovendien loop je als vereniging achter de feiten aan: het is een blijvende zorg om voldoende enthousiaste vrijwilligers te krijgen en deze te behouden. Daarom heeft GKV het voorliggende vrijwilligersbeleid opgesteld.

 

  1. Doel vrijwilligersbeleid

Met het vrijwilligersbeleid willen we met ingang van seizoen 2015-2016 een structurele aanpak realiseren voor het werven, begeleiden en behouden van vrijwilligers bij GKV. Het vrijwilligersbeleid is gericht op:

  • Het structureel betrekken van leden (en hun ouders) bij GKV, zodat er voldoende en enthousiaste vrijwilligers zijn om te taken en functies binnen de vereniging uit te voeren;
  • Het begeleiden en ondersteunen van vrijwilligers, zodat ze hun taken zo goed mogelijk en met plezier kunnen en blijven vervullen;
  • Inzichtelijk en beter mogelijk maken om vrijwilligers te werven en te behouden.

 

  1. Vrijwilligerswerk

GKV is een vereniging die volledig draaiende wordt gehouden door vrijwilligers. Lid zijn betekent opgenomen worden in de vereniging daarmee deel kunnen nemen aan het korfbalspel. Er worden vele taken uitgevoerd die er voor kunnen zorgen dat leden kunnen korfballen. Daarnaast worden er allerlei activiteiten georganiseerd om een bloeiend verenigingsleven te hebben. Verwacht wordt dat iedereen zijn/haar steentje bijdraagt en zich inzet voor het verenigingsleven.

Het vrijwilligerswerk kan in 4 soorten activiteiten uitgesplitst worden:

  1. Wedstrijd gerelateerde activiteiten
    Dit zijn activiteiten als ploegen trainen, coachen en fluiten van wedstrijden, het begeleiden en opleiden van trainers en scheidsrechters en de activiteiten van de wedstrijd secretariaten en de technische commissie. Maar ook het vervullen van functies als het velden uitleggen, zaalwacht in de zaal en de scorebordbediening, het rijden naar wedstrijden en het wassen van de kleding vallen hieronder.
  2. Organisatorische c.q. beleidsmatige activiteiten
    Dit zijn met name de bestuurstaken.
  3. Facilitaire activiteiten
    Dit zijn activiteiten ten aanzien van de exploitatie / bezetting van de kantine, het schoonhouden van de accommodatie en het onderhoud van de accommodatie en het materiaal.
  4. Nevenactiviteiten
    Dit zijn activiteiten voor de jeugdleden en senioren leden, zoals feest- c.q. kampioensavonden, jeugdkampen, sinterklaasavond, spellenavonden, familiedag, dubbel schiet toernooien etc.

 

  1. Uitgangspunten vrijwilligersbeleid GKV

Wij verwachten van ouders van leden tot 16  jaar, dat zij iets voor de vereniging doen. En dan gaat het niet om direct aan het eigen kind gekoppelde zaken als brengen en halen naar de training, regelmatig rijden bij uitwedstrijden en wassen van shirts.

Leden tot 16 jaar doen alleen wat op vrijwillige basis zonder verwachtingspatroon. Of het gaat om beperkte klusjes (scorebord voor 14 en 15 jaar).

Van leden vanaf 16 jaar wordt verwacht, dat zij zelf een bijdrage leveren. Hierbij ligt het verwachtingspatroon hoger dan bij ouders.

De aankomende 2 jaar moeten wij als GKV kijken of hiermee alle (noodzakelijke) taken ingevuld kunnen worden. Anders zal binnen de vereniging een discussie gestart moeten worden over verplichting om taken te doen.

 

  1. Elementen van vrijwilligersbeleid

Het vrijwilligersbeleid van GKV is gebaseerd op de 5 B’s: binnenhalen, begeleiden, belonen, behouden en beëindigen (uit de handleiding van de KNKV ‘Omgaan met vrijwilligers’). De 5 B’s staan hieronder beschreven:

Binnenhalen:
Het werven van vrijwilligers staat centraal bij het ‘binnenhalen’.

Begeleiden:
Als er (nieuwe) vrijwilligers zijn is het belangrijk om deze te begeleiden. Voor elke vrijwilliger is het prettig om een aanspreekpunt te hebben.

Belonen:
Bij ‘belonen’ gaat het om hoe geïnvesteerd wordt in onze vrijwilligers en hoe waardering getoond wordt.

Behouden:
Bij ‘behouden’ moet geweten worden wat er speelt bij de vrijwilliger.

Beëindigen:
Als een vrijwilliger stopt met een taak of functie is het belangrijk om de vrijwilliger te bedanken voor de inspanningen en te weten te komen waarom een vrijwilliger stopt.

 

  1. Invulling vrijwilligersbeleid

Binnenhalen

Om vrijwilligers te werven is het van belang dat er een beschrijving van de functie of taak beschikbaar is. Een vrijwilliger kan de taakbeschrijvingen lezen en kijken of de functie of taak bij hem past.

Vrijwilligers zijn te onderscheiden in doelgroepen, die elk hun eigen benadering vragen:

  • Ouders van jeugdleden (F- t/m C-teams)
  • Ouders B- en A-teams
  • Leden B- en A-teams en senioren
  • Niet spelende leden, zoals rustende leden en recreanten

Globaal gezien zijn er 3 manieren om vrijwilligers te werven:

  1. Directe werving door persoonlijk contact
  2. Indirecte werving via bijvoorbeeld de website van de vereniging
  3. Mensen bieden zichzelf aan.

Begeleiden

Als er (nieuwe) vrijwilligers zijn, dan is het belangrijk om deze te begeleiden. Voor elke vrijwilliger is het prettig om een aanspreekpunt te hebben.

Belonen

Bij ‘belonen’ gaat het om hoe geïnvesteerd wordt in de vrijwilliger en de waardering getoond wordt. Het belangrijkste is om de vrijwilliger te laten weten dat ze gewaardeerd worden en dat de vereniging blij is en dankbaar is dat ze een taak vervullen.

Behouden

Bij ‘behouden’ moeten we weten wat er speelt bij de vrijwilliger. Vindt de vrijwilliger de functie nog leuk? Waar kan de vrijwilliger met vragen en klachten naar toe? Wordt er goed gereageerd op vragen en klachten? Zou de vrijwilliger een ander taak of functie willen uitvoeren. Het behouden van vrijwilligers hangt nou samen met het begeleiden en belonen van vrijwilligers. Zie bijlage ‘Het behoud van vrijwilligers’.

Beëindigen:

Als een vrijwilliger stopt met een functie of een taak is bet belangrijk om de vrijwilliger te bedanken voor zijn of haar inspanningen en te weten te komen waarom een vrijwilliger stopt.

 

  1. Organisatiestructuur ten aanzien van vrijwilligers

Binnen het bestuur van GKV wordt een vrijwilligers coördinator benoemd. Deze vrijwilligers coördinator is het aanspreekpunt voor de vrijwilligerscommissie.

De taken van de vrijwilligerscommissie zijn:

  • Het opzetten van het vrijwilligersbeleid.
  • Ondersteunend/faciliterend aan vereniging om vrijwilligersbeleid in te vullen.
  • Aanspreekpunt zijn ten aanzien van het vrijwilligersbeleid.
  • Feeling houden met voorzitters van commissies/activiteiten door 2x per jaar bij elkaar te komen als het gaat om vrijwilligers.

Naar verwachting is er 2 of 3 jaar nodig om het vrijwilligersbeleid in te vullen en onderdeel van het gewone vrijwilligerswerk te laten zijn.

 

  1. Planning

Doel is om in 3 jaar een volwaardig vrijwilligersbeleid op te zetten met een start in 2015. Zie voor de reeds gerealiseerde en de geplande activiteiten de bijlagen.

Bijlage “Het behoud van vrijwilligers”

  1. Inleiding

 

Nadat vrijwilligers zijn geworven, is het ook van belang stil te staan bij de wijze waarop vrijwilligers behouden kunnen worden.
Om vrijwilligers te kunnen behouden is het belangrijk om te weten wat er leeft bij de vrijwilliger:
– wat is zijn motivatie om dit vrijwilligerswerk te doen?
– voor hoelang wil de vrijwilliger ingezet worden (voor een kortdurende klus of voor langere tijd)
– waar liggen de kwaliteiten van de vrijwilliger?
– welke taken vindt de vrijwilliger leuk om te doen?

Een goede begeleiding van en waardering voor de vrijwilliger is onontbeerlijk.
Daarnaast is het van belang om vrijwilligers te betrekken bij het beleid en te weten wat ze hiervan vinden. Ook de redenen van vertrek van vrijwilligers zijn belangrijk om te weten.

Een goed vrijwilligersbeleid is noodzakelijk voor het behouden van vrijwilligers!

 

  1. Beleidskader

 

Het behouden van vrijwilligers is expliciet benoemd in het ‘Vrijwilligersbeleid GKV, GKV zijn wij allemaal!’ bij hoofdstuk 6 ‘Invulling vrijwilligersbeleid’: Bij ‘behouden’ moeten we weten wat er speelt bij de vrijwilliger. Vindt de vrijwilliger de functie nog leuk? Waar kan de vrijwilliger met vragen en klachten naar toe? Wordt er goed gereageerd op vragen en klachten? Zou de vrijwilliger een ander taak of functie willen uitvoeren. Het behouden van vrijwilligers hangt nauw samen met het begeleiden en belonen van vrijwilligers.

 

 

  1. Leidraad bij het behouden van vrijwilligers

­De sleutel tot het behoud van vrijwilli­gers is dat ze gevolgd worden. Vinden ze de taken nog leuk? Hebben ze behoefte aan meer informatie? Zoeken ze een nieuwe uitdaging? Is de werksfeer prettig? Missen ze iets? Het motto is: houd de motivaties en behoeften van uw vrijwilligers in het vizier!

 

De volgende vragen kunnen als leidraad gebruikt worden bij het behouden van uw vrijwilligers.

 

  1. Gaat de vereniging goed om met de tijd en talenten van de vrijwilliger?

Zit de juiste persoon op de juiste plek. Vindt die ene trainer het trainen wel echt leuk? Of vindt hij het leuker om activiteiten te organiseren? Misschien werken sommige vrijwilligers graag in groepen terwijl andere liever alleen werken.

Daarnaast kan en/of wil de ene vrijwilliger meer tijd investeren in het vrijwilligerswerk  dan een andere vrijwilliger. Er dient een goede ‘match’ gemaakt te worden tussen de kwaliteiten en interesses van de vrij­williger en de taken.

 

  1. Krijgt de vrijwilliger de juiste informatie?

Vrijwilligers hebben informatie nodig om hun werk te kunnen doen. Dat moet niet te veel informatie zijn, maar zeker ook niet te weinig. Stem daarom het type informatie af op de taken en wensen van de vrijwilli­ger.

 

Er zijn vier typen informatie:

 

Taakinformatie
Informatie over de taak, de werkzaamhe­den die de vrijwilliger verricht, over wie aanspreekpunt is en verantwoordelijkhe­den en bevoegdheden.

 

Beheerinformatie
Informatie over werkprocedures en huis­regels van de organisatie.

 

Beleidsinformatie
Informatie over beleidsontwikkelingen, de ledenvergade­ring, etc. Vooral interessant voor bestuur­ders, kaderleden en vrijwilligers die lan­gere tijd actief zijn.

 

Motiverende informatie
Informatie die een stimulerende wer­king heeft op vrijwilligers. Bijvoorbeeld de resultaten van de sponsorloop, de uitreiking van een vrijwilligersprijs, een blijk van waardering door het bestuur, ver­melding van het vrijwilligerswerk in het jaarverslag.

 

  1. Wat speelt er bij de vrijwilligers?

Houd de vinger aan de pols en zorg ervoor dat er geregeld gesproken wordt met een vrij­williger over ervaringen en eventueel nieuwe wensen. Het belangrijkste is dat de vereniging op de hoogte blijft van de motivatie en de inzetbaarheid van de vrijwilliger.

Onderdeel van deze vraag is ook de vraag ‘Wat mist de vrijwilliger?’ Het zit hem soms in kleine dingen, het gevoel ergens thuis te horen en plezier te hebben in het werk. Het kan daarom geen kwaad om van vrijwilligers te horen of ze misschien met kleine veran­deringen een stuk gelukkiger zouden zijn. Als iemand iets ‘mist’, kan dat in allerlei dingen zitten. Luister (dus) ook naar klachten.

 

  1. Voelen de vrijwilligers zich gewaardeerd?

Het is van belang dat een vrijwilligers zich gewaardeerd voelen. Als dat niet zo is, zullen zij sneller afhaken. Er zijn vele, mogelijke manieren van waardering toe te passen op vrijwilligers binnen de vereniging. Sommige manieren van waarderen lijken beter op hun plaats bij bestuursleden en andere beter bij uitvoerende vrijwilligers. Het is in ieder geval van belang om met het bestuur gezamenlijk keuzes te maken en de afspraken hierover op papier te zetten. Spreek af wie welke afspraak uitvoert en wie helpt deze afspraken scherp te houden. Het kan helpen waarderingsbeleid een aantal keer per jaar terug te laten komen op de agenda van de bestuursvergadering zodat het niet aan de aandacht ontsnapt.

 

  1. Noodzakelijke voorzieningen voor het behoud van vrijwilligers 

 

Opzet structuur voor contact met vrijwilliger

  • Vastleggen contactmomenten met vrijwilligers
  • Format bespreekpunten opstellen

 

Informeren vrijwilliger

  • Beschrijven taken
  • Benoemen aanspreekpunten/organogram
  • Vastleggen evaluatiemomenten
  • Format bespreekpunten evaluatie

 

Waarderings- en beloningsbeleid

  • Bijeenkomst eind seizoen, inclusief BBQ (persoonlijke uitnodiging!)
  • Dankbrief met vraag of ze het seizoen erop weer beschikbaar zijn
  • Aandacht voor persoonlijke situatie vrijwilliger (verjaardag, trouwen, geboortes etc)
  • Waardering bij bijvoorbeeld jubilea
  • Aandacht voor individuele vrijwilligers in clubblad
  • Tastbare beloningen, zoals gratis toegang tot wedstrijden GKV1
  • Opstellen attentieplan
X